Mã chính sách: WCA-CS07 | Phiên bản: 1.0 | Hiệu lực: từ ngày công bố trên wca.vn.
1. Đơn vị chịu trách nhiệm và phạm vi
Công ty Cổ phần Bệnh Viện Đồng Hồ, mã số doanh nghiệp 0314935068, là đơn vị vận hành WCA và chịu trách nhiệm đối với hoạt động xử lý dữ liệu do mình quyết định. Trụ sở: 109 Đinh Tiên Hoàng, Phường Tân Định, TP Hồ Chí Minh. Đầu mối tiếp nhận yêu cầu bảo vệ dữ liệu: Ông Mai Quý Niêm – Giám đốc Công ty; email info@wca.vn; hotline 0855.109.109.
Chính sách áp dụng cho thông tin thu qua website, biểu mẫu, email, điện thoại, giao nhận tại cơ sở, hồ sơ kỹ thuật và quá trình hỗ trợ. Khi dùng dịch vụ của một nhà cung cấp ngoài độc lập, khách hàng cần được thông báo vai trò và chính sách liên quan; WCA vẫn chịu trách nhiệm đối với phần xử lý của mình.
2. Loại thông tin và mục đích
| Nhóm dữ liệu | Mục đích xử lý |
| Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ giao nhận, thông tin đại diện cần thiết | Tiếp nhận yêu cầu, xác nhận dịch vụ, liên hệ, giao nhận và xác minh đúng người. |
| Mô tả đồng hồ, dấu nhận diện, hình ảnh, lịch sử do khách cung cấp, kết quả và hồ sơ | Nhận diện tài sản, thực hiện đánh giá, phát hành, đối chiếu và xử lý sai sót. |
| Thông tin hóa đơn, giao dịch và tài khoản nhận hoàn tiền cần thiết | Thu/hoàn tiền, kế toán, thuế và xác minh khoản thanh toán. |
| Nội dung trao đổi, phản ánh, tài liệu ủy quyền phù hợp | Hỗ trợ, giải quyết tranh chấp và bảo vệ quyền hợp pháp theo căn cứ áp dụng. |
| Nhật ký truy cập, địa chỉ mạng, loại thiết bị, cookie theo lựa chọn | Vận hành, bảo vệ website; phân tích hoặc quảng cáo chỉ theo cơ chế hợp lệ riêng. |
| Hình ảnh camera hoặc bản ghi cuộc gọi tại nơi/kênh có thông báo | An ninh, giao nhận hoặc chất lượng hỗ trợ theo phạm vi được thông báo, không tự dùng cho quảng cáo. |
Thông tin đồng hồ có thể trở thành dữ liệu cá nhân khi gắn hoặc giúp xác định một người. Một số dữ liệu như ảnh giấy tờ định danh, thông tin tài chính hoặc dữ liệu thuộc nhóm nhạy cảm được xử lý với điều kiện bảo vệ tương ứng; WCA thông báo tính chất nhạy cảm khi xin đồng ý theo trường hợp áp dụng.
WCA không yêu cầu mật khẩu ngân hàng, mã OTP giao dịch tài chính, mã bảo mật thẻ hoặc dữ liệu không cần thiết. Không thu bản sao giấy tờ tùy thân cho mọi lượt tra cứu hoặc hỏi giá.
3. Căn cứ xử lý và sự đồng ý
Mỗi hoạt động được xác định mục đích và căn cứ phù hợp. Khi dựa trên sự đồng ý, WCA giải thích dữ liệu, mục đích, bên liên quan, quyền và cách rút lại; chỉ ghi nhận một hành động đồng ý rõ ràng có thể kiểm chứng. Không coi im lặng, chỉ xem website hoặc ô chọn sẵn là đồng ý.
Xử lý để thực hiện thỏa thuận, nghĩa vụ pháp lý hoặc trường hợp không cần sự đồng ý chỉ áp dụng khi thực sự đáp ứng căn cứ luật định; không viện dẫn chung “lợi ích kinh doanh” để xử lý mọi dữ liệu. Thông tin chỉ dùng cho yêu cầu liên hệ không tự được đưa vào danh sách quảng cáo.
Khách hàng có thể từ chối dữ liệu không cần thiết. Nếu một dữ liệu thực sự cần cho giao nhận hoặc thực hiện phần việc cụ thể, WCA giải thích ảnh hưởng và phương án thay thế nếu có; không ép đồng ý quảng cáo, công khai ảnh hoặc chuyển mục đích để được sử dụng dịch vụ chính.
4. Dữ liệu tra cứu QR và hồ sơ chia sẻ
Trang tra cứu công khai chỉ hiển thị dữ liệu tối thiểu được phép: mã hồ sơ, nhận diện ở mức phù hợp, ngày, phạm vi, kết quả và trạng thái cần thiết. Không hiển thị thông tin liên hệ, danh tính chủ đồng hồ, chứng từ tài chính hoặc nội dung khiếu nại.
Hồ sơ chi tiết được truy cập theo xác minh hoặc quyền được cấp. Khi chia sẻ phục vụ mua bán, WCA hỗ trợ bản hạn chế thông tin riêng tư. Việc chuyển chủ không tự cho phép chủ mới đọc dữ liệu người chủ trước.
Thông tin giúp suy ra cá nhân, số nhận diện đầy đủ và hình ảnh riêng không tự công khai chỉ vì khách đã dùng dịch vụ. Chế độ tra cứu/cho phép chia sẻ được ghi trong phiếu và có thể điều chỉnh trong giới hạn pháp luật cho phép, không làm sai lệch lịch sử kỹ thuật.
5. Bên được tiếp cận và nơi xử lý
Trong quá trình vận hành, WCA có thể sử dụng các đơn vị cung cấp dịch vụ cần thiết như hạ tầng website và lưu trữ dữ liệu, thư điện tử, phần mềm quản lý hồ sơ, hỗ trợ kỹ thuật, liên lạc với khách hàng, thanh toán, vận chuyển và các dịch vụ chuyên môn có liên quan.
Các đơn vị này chỉ được tiếp cận hoặc xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ cho WCA hoặc thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật. WCA không cho phép việc sử dụng hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân không giới hạn chỉ vì một tổ chức là đối tác hoặc nhà cung cấp dịch vụ của WCA.
WCA có trách nhiệm lựa chọn đơn vị phù hợp, xác định mục đích và phạm vi xử lý, áp dụng các biện pháp bảo vệ cần thiết và quy định trách nhiệm của các bên trong thỏa thuận hoặc hợp đồng có liên quan.
Dữ liệu có thể được lưu trữ hoặc xử lý trên hệ thống do WCA hoặc nhà cung cấp dịch vụ vận hành. Tùy thuộc vào hạ tầng kỹ thuật của từng dịch vụ, hoạt động xử lý có thể bao gồm việc lưu trữ, truy cập hoặc truyền dữ liệu ngoài lãnh thổ Việt Nam.
Khi phát sinh hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, WCA thực hiện việc xác định luồng dữ liệu, đánh giá tác động, thông báo và các biện pháp bảo vệ cần thiết theo quy định pháp luật áp dụng. Việc khách hàng đồng ý cho xử lý dữ liệu, trong trường hợp sự đồng ý là căn cứ áp dụng, không thay thế các nghĩa vụ tuân thủ khác của WCA.
WCA định kỳ rà soát các hệ thống và nhà cung cấp có quyền tiếp cận dữ liệu. Khi có thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến cách dữ liệu cá nhân được xử lý, WCA cập nhật chính sách hoặc cung cấp thông tin cần thiết cho chủ thể dữ liệu theo quy định.
Khách hàng có thể liên hệ WCA để yêu cầu thêm thông tin về nhóm tổ chức có thể tiếp nhận dữ liệu, mục đích xử lý và các vấn đề liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.
WCA cung cấp dữ liệu cho cơ quan có thẩm quyền khi có căn cứ hợp pháp và đúng phạm vi yêu cầu. WCA không mua bán dữ liệu cá nhân. Việc sử dụng công cụ trí tuệ nhân tạo hoặc hệ thống tự động, nếu có, chỉ được thực hiện trong phạm vi mục đích, căn cứ và biện pháp bảo vệ phù hợp; không sử dụng dữ liệu cá nhân để huấn luyện hệ thống có thể nhận diện cá nhân ngoài phạm vi đã được thông báo hoặc có căn cứ hợp lệ.
6. THỜI GIAN LƯU TRỮ VÀ XÓA DỮ LIỆU
WCA chỉ lưu dữ liệu trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, duy trì khả năng tra cứu hồ sơ, thực hiện chính sách bảo đảm kết quả, giải quyết khiếu nại, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên và thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
Tùy tính chất dữ liệu, WCA áp dụng các thời hạn lưu trữ cơ bản sau:
| Nhóm dữ liệu | Thời hạn lưu trữ cơ bản |
| Yêu cầu tư vấn, hỏi giá hoặc đặt lịch nhưng không hình thành dịch vụ | Tối đa 12 tháng kể từ lần tương tác cuối cùng. Sau thời hạn này, dữ liệu được xóa hoặc ẩn danh, trừ phần cần tiếp tục xử lý theo sự đồng ý riêng về quảng cáo hoặc căn cứ hợp pháp khác. |
| Thông tin khách hàng và giao dịch của hồ sơ dịch vụ đã thực hiện | 05 năm kể từ ngày hoàn thành dịch vụ hoặc từ ngày vụ việc liên quan được giải quyết xong nếu thời điểm đó đến sau. |
| Hồ sơ kỹ thuật, mã hồ sơ/QR, hình ảnh làm căn cứ đánh giá và lịch sử điều chỉnh kết quả | 10 năm kể từ ngày phát hành hồ sơ. WCA có thể tách, ẩn hoặc loại bỏ thông tin nhận diện khách hàng không còn cần thiết trong khi tiếp tục lưu phần dữ liệu kỹ thuật cần thiết để xác minh tính toàn vẹn và lịch sử của hồ sơ. |
| Hóa đơn, chứng từ và tài liệu kế toán | Theo thời hạn lưu trữ bắt buộc của pháp luật kế toán đối với từng loại tài liệu. Tài liệu kế toán thông thường có thể thuộc nhóm phải lưu ít nhất 05 năm hoặc 10 năm; tài liệu có tính sử liệu hoặc ý nghĩa đặc biệt được lưu theo thời hạn pháp luật tương ứng. |
| Hình ảnh camera tại địa điểm WCA | Thông thường không quá 30 ngày, sau đó hệ thống tự ghi đè hoặc xóa, trừ dữ liệu có liên quan đến sự cố, giao nhận tài sản, khiếu nại, yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc vụ việc cần xác minh. |
| Bản ghi cuộc gọi chăm sóc khách hàng, nếu WCA có thực hiện ghi âm | Thông thường không quá 90 ngày. Phần có liên quan đến một giao dịch, khiếu nại hoặc tranh chấp có thể được trích xuất và lưu cùng hồ sơ vụ việc. |
| Nhật ký website, nhật ký truy cập và dữ liệu bảo mật hệ thống | Thông thường không quá 12 tháng, trừ dữ liệu cần giữ lâu hơn để điều tra sự cố, phòng chống gian lận, bảo vệ hệ thống hoặc đáp ứng yêu cầu pháp luật. |
| Dữ liệu sử dụng cho quảng cáo và tiếp thị dựa trên sự đồng ý | Được xử lý cho đến khi khách hàng rút lại sự đồng ý hoặc tối đa 24 tháng kể từ lần tương tác có ý nghĩa gần nhất, tùy thời điểm nào đến trước. Sau khi khách hàng từ chối nhận quảng cáo, WCA có thể giữ một lượng thông tin tối thiểu cần thiết để ghi nhận lựa chọn đó và tránh liên hệ lại trái với yêu cầu của khách hàng. |
Dữ liệu liên quan đến khiếu nại, tranh chấp hoặc nghĩa vụ pháp lý
Khi dữ liệu đang liên quan đến khiếu nại, yêu cầu bảo đảm kết quả, tranh chấp, điều tra sự cố, nghĩa vụ kế toán, thuế, yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của WCA hoặc khách hàng, thời hạn lưu trữ nêu trên có thể được kéo dài trong phạm vi cần thiết.
Trong trường hợp đó, WCA hạn chế việc sử dụng dữ liệu cho các mục đích không liên quan và tiếp tục rà soát sự cần thiết của việc lưu giữ sau khi căn cứ bảo lưu chấm dứt.
Việc có khả năng phát sinh tranh chấp trong tương lai không phải là căn cứ để WCA lưu mọi dữ liệu cá nhân vô thời hạn.
Xóa, hủy và ẩn danh dữ liệu
Khi hết mục đích xử lý và thời hạn lưu trữ phù hợp, dữ liệu cá nhân được xóa, hủy, khử nhận dạng hoặc ẩn danh tùy tính chất dữ liệu và khả năng kỹ thuật của hệ thống.
Việc xóa khỏi hệ thống đang vận hành không nhất thiết đồng thời xóa ngay mọi bản sao trong hệ thống sao lưu. Các bản sao còn tồn tại trong chu kỳ sao lưu được bảo vệ, hạn chế truy cập và được ghi đè hoặc loại bỏ theo chu kỳ quản trị sao lưu của WCA và nhà cung cấp hệ thống.
Sau khi dữ liệu đã đến thời điểm phải xóa, WCA không khôi phục bản sao lưu đó để tiếp tục sử dụng dữ liệu cho mục đích thông thường, trừ trường hợp việc khôi phục là cần thiết để xử lý sự cố, đáp ứng nghĩa vụ pháp lý hoặc thực hiện yêu cầu hợp pháp.
Yêu cầu xóa dữ liệu của khách hàng
Khách hàng có quyền gửi yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân theo quy định áp dụng.
WCA tiếp nhận và xử lý yêu cầu trong thời hạn pháp luật quy định. Trường hợp WCA cần tiếp tục lưu một phần dữ liệu vì nghĩa vụ pháp lý, kế toán, giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền hợp pháp hoặc căn cứ xử lý phù hợp khác, WCA thông báo cho khách hàng về phạm vi dữ liệu chưa thể xóa và lý do áp dụng.
Việc khách hàng yêu cầu xóa dữ liệu không làm mất hiệu lực của giao dịch đã hoàn thành, nghĩa vụ thanh toán, hồ sơ kế toán hoặc các quyền và nghĩa vụ đã phát sinh trước thời điểm yêu cầu.
7. Quyền và cách gửi yêu cầu
Khách hàng được biết về xử lý, thể hiện hoặc rút lại đồng ý, xem, yêu cầu chỉnh sửa/cung cấp/xóa, hạn chế hoặc phản đối xử lý, yêu cầu biện pháp bảo vệ và thực hiện quyền khiếu nại, khởi kiện hoặc bồi thường theo điều kiện pháp luật.
Gửi yêu cầu qua info@wca.vn, hotline hoặc đầu mối tại Mục 1; nêu thông tin đủ xác minh và quyền muốn thực hiện. Không bắt gửi toàn bộ giấy tờ tùy thân nếu có cách xác minh ít dữ liệu hơn. Người đại diện cung cấp căn cứ phù hợp.
WCA phản hồi yêu cầu thực hiện quyền trong 02 ngày làm việc. Sau khi nhận yêu cầu theo đúng thủ tục, thời hạn thực hiện tương ứng như sau:
| Nhóm yêu cầu | Thời hạn thực hiện | Khi cần bên xử lý/bên thứ ba thực hiện phần việc liên quan theo quy định |
| Xem, chỉnh sửa hoặc cung cấp dữ liệu | 10 ngày | 15 ngày đối với trường hợp cần bên liên quan chỉnh sửa theo quy định. |
| Rút đồng ý, hạn chế hoặc phản đối xử lý | 15 ngày | 20 ngày đối với trường hợp cần bên liên quan ngừng xử lý. |
| Xóa dữ liệu | 20 ngày | 30 ngày đối với trường hợp cần bên liên quan cung cấp/xóa/hạn chế xử lý. |
| Yêu cầu biện pháp bảo vệ dữ liệu | 15 ngày | Theo quy định áp dụng cho chủ thể xử lý yêu cầu. |
Các thời hạn thực hiện ghi “ngày” là ngày theo lịch, không đổi thành ngày làm việc. Chỉ gia hạn trong điều kiện pháp luật cho phép, tối đa một lần và trong giới hạn tương ứng; WCA thông báo lý do và chứng minh sự cần thiết, không tự gia hạn mặc định.
Rút lại đồng ý không làm mất tính hợp pháp của xử lý đã thực hiện trên căn cứ hợp lệ trước đó. Nếu phải lưu một phần do nghĩa vụ pháp luật, WCA giải thích căn cứ và hạn chế xử lý; việc từ chối quảng cáo không làm mất quyền bảo đảm hoặc được hỗ trợ dịch vụ.
8. Cookie và công nghệ theo dõi
WCA có thể sử dụng cookie và các công nghệ tương tự để website hoạt động ổn định, ghi nhớ một số lựa chọn của người dùng, bảo đảm an toàn hệ thống và cải thiện trải nghiệm sử dụng.
Một số cookie là cần thiết để website thực hiện các chức năng cơ bản như bảo mật, duy trì phiên làm việc, gửi biểu mẫu hoặc ghi nhớ lựa chọn về quyền riêng tư. Các cookie này được sử dụng trong phạm vi cần thiết để vận hành website.
Ngoài ra, WCA có thể sử dụng các công cụ thống kê, đo lường hiệu quả website hoặc quảng cáo. Khi việc sử dụng các công cụ này cần sự đồng ý của người dùng theo quy định áp dụng, WCA chỉ kích hoạt sau khi người dùng đã lựa chọn đồng ý.
Người dùng có thể:
- Chỉ cho phép các cookie cần thiết;
- Đồng ý với các nhóm cookie tùy chọn;
- Thay đổi hoặc rút lại lựa chọn trước đó.
Việc từ chối các cookie hoặc công cụ tùy chọn không làm mất quyền truy cập vào các chức năng cơ bản của website, mặc dù một số tính năng bổ sung có thể không hoạt động đầy đủ.
WCA không thiết kế việc từ chối cookie tùy chọn khó khăn hoặc phức tạp hơn một cách bất hợp lý so với việc đồng ý.
WCA định kỳ rà soát các công cụ được sử dụng trên website và cập nhật thông tin khi có thay đổi đáng kể về mục đích hoặc cách thức xử lý dữ liệu.
9. Hình ảnh, phản hồi và camera
WCA có thể sử dụng camera tại một số khu vực làm việc, tiếp nhận và bàn giao tài sản nhằm bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ tài sản, kiểm soát việc giao nhận và hỗ trợ xác minh sự cố khi cần thiết.
Tại khu vực có camera, WCA thực hiện thông báo phù hợp để khách hàng, nhân viên và người ra vào có thể nhận biết việc ghi hình. Camera chỉ được bố trí tại những khu vực phù hợp với mục đích nêu trên và không được lắp đặt tại nhà vệ sinh, khu vực thay đồ hoặc những khu vực mà cá nhân có kỳ vọng hợp lý về sự riêng tư.
Hình ảnh thu được từ camera chỉ được truy cập và sử dụng trong phạm vi cần thiết cho mục đích an ninh, bảo vệ tài sản, xác minh giao nhận, xử lý sự cố, khiếu nại, tranh chấp hoặc thực hiện yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền. WCA không sử dụng hình ảnh để gây sức ép đối với khách hàng, người khiếu nại hoặc cho các mục đích không phù hợp với mục đích đã thông báo.
WCA có thể thực hiện ghi âm một số cuộc gọi hoặc cuộc trao đổi qua kênh hỗ trợ khi cần thiết cho việc kiểm soát chất lượng dịch vụ, xác nhận nội dung giao dịch, đào tạo, phòng chống gian lận hoặc giải quyết phản ánh. Khi thực hiện ghi âm, WCA thông báo phù hợp cho người tham gia trước hoặc tại thời điểm bắt đầu ghi âm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Dữ liệu ghi âm, ghi hình được lưu trong thời gian cần thiết theo Chính sách thời gian lưu trữ dữ liệu của WCA. Dữ liệu liên quan đến một sự cố, giao nhận tài sản, khiếu nại, tranh chấp hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền có thể được trích xuất và lưu cùng hồ sơ vụ việc trong thời gian cần thiết để xử lý.
WCA áp dụng biện pháp phân quyền và bảo vệ phù hợp đối với dữ liệu ghi âm, ghi hình. Việc cung cấp dữ liệu cho bên khác chỉ được thực hiện khi cần thiết để cung cấp dịch vụ, giải quyết vụ việc, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp hoặc thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
Khách hàng có thể liên hệ WCA để yêu cầu thông tin hoặc thực hiện quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân thu được từ hoạt động ghi âm, ghi hình theo quy định áp dụng.
10. An toàn và sự cố
WCA áp dụng phân quyền, kiểm soát tài khoản, sao lưu, ghi nhật ký và biện pháp phù hợp với mức độ rủi ro. Không cam kết bảo mật tuyệt đối hoặc việc có QR là không thể bị sao chép.
Khi phát hiện sự cố, WCA cô lập rủi ro, bảo toàn thông tin, phối hợp nhà cung cấp, thực hiện thông báo và biện pháp bảo vệ theo quy định. Khách hàng được hướng dẫn bước bảo vệ cần thiết khi có ảnh hưởng; không che giấu sự cố chỉ để tránh phản ánh.
11. Trẻ em và cập nhật
Khi có dữ liệu trẻ em hoặc người cần đại diện, WCA xác minh điều kiện đại diện và áp dụng yêu cầu đồng ý/bảo vệ riêng theo quy định; không mặc nhiên coi người gửi ảnh là có mọi quyền đối với mọi người trong ảnh.
Thay đổi mục đích hoặc bên nhận dữ liệu phải được đánh giá và thông báo, xin lại đồng ý khi pháp luật yêu cầu. Bản chính sách mới không tự hợp pháp hóa việc sử dụng dữ liệu cũ cho mục đích mới.
